La Asociación Interamericana para la Defensa del Ambiente busca una persona para el cargo de Asistente de Programas. Quien ocupe el puesto trabajará directamente con los/as coordinadores/as de programa y también con el equipo operativo. Su función principal será la de garantizar el cumplimiento y apego a las políticas y procesos operativos dentro de los programas de la organización, apoyando a los/las coordinadores/as en las funciones que involucran dichos procesos.
RESPONSABILIDADES PRINCIPALES
Apoyo a las/los coordinadoras/es de programa
- Logística y coordinación de reuniones.
- Soporte en la edición simple de documentos, gráficas y presentaciones (versiones casi finales) para cuestiones de formato y revisión ortográfica.
- Revisión preliminar de reportes de tiempo de los equipos.
- Revisión preliminar de gastos en plataforma de pago, verificando el cumplimiento de requisitos y políticas.
Oficina de AIDA en Bogotá
- Organización física de la oficina de AIDA en Bogotá (contratación de servicios de limpieza, mudanzas y de telecomunicaciones; compra de insumos de oficina y cafetería; ser el primer punto de contacto, etc.).
- Control interno (validación de facturas, control de pagos, seguimiento a obligaciones fiscales y legales, solicitud de autorizaciones, etc.).
- Apoyo para acudir a las instancias gubernamentales pertinentes y/o realizar trámites presenciales diversos para AIDA en Colombia.
A nivel regional
- Reserva y compra de boletos de avión para miembros del equipo; búsqueda y reserva de hospedajes garantizando el apego a las políticas institucionales.
- Asistencia en la logística y coordinación de reuniones organizacionales.
- Logística y control de agendas de las llamadas bimensuales de equipo.
- Apoyo en la organización de eventos de AIDA a nivel regional (logística, control de invitados/as, materiales, apoyo a asistentes).
- Apoyo en el levantamiento de inventarios y documentos de resguardo de equipos asignados al personal.
- Seguimiento y control de garantías de equipos de cómputo, accesorios y otros.
- Apoyo para realizar sesiones de inducción (onboarding) en temas del área operativa a personas de nuevo ingreso y para capacitar al equipo en el uso de las diversas herramientas tecnológicas.
REQUISITOS
- Mínimo cinco años de experiencia en temas de apoyo ejecutivo organizacional.
- Formación profesional o experiencia significativa en áreas operativas, finanzas, contabilidad o experiencia asimilable.
- Excelente atención al detalle.
- Familiaridad y destreza para el uso de herramientas tecnológicas.
- Excelente capacidad de comunicación oral y escrita.
- Nivel de inglés intermedio (equivalente a B1).
- Uso eficaz del tiempo y de los recursos.
- Habilidad para recopilar, analizar, organizar y presentar información de forma eficaz.
- Orientación a resultados, adaptabilidad y gestión del cambio.
- Disposición para recibir retroalimentación y ser supervisado/a.
- Demostrada capacidad de trabajo individual y grupal con iniciativa y proactividad.
- Demostrada sensibilidad y conciencia de las necesidades y preocupaciones de personas de diversas culturas y orientaciones.
- Compromiso con ayudar a crear un ambiente de trabajo diverso, equitativo e inclusivo que promueve y celebra las diferencias de cultura, orígenes y orientaciones.
- Manejo avanzado de Office (especialmente Excel), plataformas de colaboración y comunicación.
- Disponibilidad para trabajar desde la oficina de AIDA en Bogotá.
- Disponibilidad para viajar al extranjero, por periodos de hasta dos semanas, mínimo tres veces al año.
Fecha de publicación de la convocatoria: Diciembre de 2023
Fecha límite de postulación: Abierta, hasta encontrar a la persona adecuada para el puesto.
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